オフィス移転スケジュール

『そろそろ手狭になってきな…』

『支店開業して今のオフィスを縮小しようか…』等、

事業を続ける上で必ずと言っていいほど生じるのがオフィスの移転。

一言オフィスの移転と言っても自宅の引っ越しと何か違うのか?

という疑問が生まれると思いますのでここでスケジュール感をしっかりご説明します。

①,物件探し

 まず移転を検討し始めると新しい移転先の事務所を探すことから始まります。

②,移転先の決定

 気に入った物件が見つかると申込書の提出を行い入居審査へ進み、審査通過することで気に入った物件を確保することとなります。

③,現オフィスの解約手続き

 移転・縮小の場合現在使用しているオフィスの解約手続きを行わなければなりません。

④,移転先物件の契約

 解約手続きを済ませると、現オフィスの契約が解約期間となり約1〜6ヶ月後(契約により期間は異なります)に引き渡しをしなければいけなくなります。その間に移転先物件の契約を済ませ、移転の準備を整えていきます。

⑤,移転先の内装デザイン決定

 ここは心躍る楽しいひと時です。新しいオフィスの内装デザインやオフィス家具を考え、より良い仕事環境を整えます。

⑥,移転先の内装工事・家具搬入

 移転先のデザインが定まればいざ内装工事の開始です。社内で検討を重ねたり、デザイナーに設計をしてもらったデザインを創り上げていきます。

内装工事完了後、購入したオフィス家具や現オフィスで利用しているオフィス家具を新しいオフィスへと搬入します。

⑦,現オフィスの引き渡し

 家具の搬出を終えスッキリしたオフィスの姿を見ると少し寂しくなってしまうと思いますが、今まで使用させて頂いた感謝を込めてきれいに掃除をして貸主に鍵を返却して引き渡し完了となります。

引き渡しの際、使用の際に傷つけたり破損させてしまった部分は借主にて修復が必要となりますし、原状回復義務に従い退去時に清掃代や原状回復費用が発生しますのでここは事前に契約書の確認を行い注意してください。

⑧,新オフィスでの事業開始

 1〜7を終え、これでようやくオフィスの移転作業が完了です。

ここで各フェーズ毎に注意すべきPOINTをまとめて説明します。

①POINT

新しい移転先オフィスを探す際、オフィス物件にも複数の種類があることをご存知でしょうか?

まず一般的な事務所ビルの一角として使用する『区画事務所物件』

一棟全部を賃貸借し自社ビルの様に使用する『一棟事務所物件』

住居空間とオフィス空間を両立させた『SOHO物件(Small Office/Home Officeの略)』

多種多様な利用者とともに同じ空間を利用する『シェアオフィス物件』

事務所の種類は大きな分け方をしても4つの種類があります。

ご自身の職種の特徴に有った種類の物件を決め、そこからご希望に沿って個性あるDesigners物件やRenovation物件を選んで行くのが望ましいでしょう。

③POINT

まず、事務所物件の契約には住居と同じく解約予告期間という項目が記載されています。

自宅の引っ越しの際に経験された方もいらっしゃると思いますが、

住居の引っ越しの場合は解約通知を貸主or管理会社に届けた翌月から1〜2ヶ月後の退去が基本になっています。

ここで注意すべきところは(解約通知を貸主or管理会社に届けた翌月から1〜2ヶ月後)という表現はどういう意味でしょう?

解約予告期間1ヶ月と契約書に記載ある契約にて、2021年5月10日に解約届けを貸主or管理会社に届けた場合、解約日は2021年6月9日になるのでしょうか?

正確には前述した期間が正しいのですが、多くの賃貸借契約書には『解約事の日割り計算はしないものとする』という文言の記載が入っています。

この場合の退去日は2021年6月末日となるので注意が必要です。

さらに事業用物件(店舗・事務所)に関してはおおよそ3ヶ月〜6ヶ月間の解約予告期間の設定されている物件がほとんどです。

いざ移転を検討し、移転先の物件を決定してもこの解約期間が長ければ現オフィスと移転先オフィスの賃料を重複して支払わなければいけない期間が生じてしまいますので事前の確認が必要です。

⑤⑥POINT

移転先の事務所は物件探しを行なった際、居抜きオフィスでなければほとんど何もないスッキリした空間になっています。

物件を選ぶ際は立地・大きさ・家賃をメインに選んで行くことが多いですが、

物件の綺麗さや共用部のデザインを重視される方も多いのも事実です。

外観や共用部は借主の立場で望み通りにならないので物件選定の際に重視される訳ですが、

内装はご自身の手を加えて希望に沿ったデザインやレイアウトが可能です。

そこで重要になってくるのが内装デザインを一緒に考えてくれる内装デザイン会社と実際に施工を行う内装施工業者の選定です。

単にデザインと言っても空間を広く見せたり、より働きやすい環境を提案してくれるので特に大きな事務所へ移転や新規展開する際は一度相談してみた方が良いのは事実です。

費用もかかることなので疎かにしがちなところですが、ここを疎かにするとせっかくの空間をうまく利用できなくなってしまうこともありますので時間をかけてしっかりとデザインからレイアウトまで事前に考えておくことをお勧めします。

⑦POINT

移転の際一番と言っていいほどトラブルを抱えるのがこの退去時です。

利用してきた事務所なので感謝を込めて綺麗に貸主にお返しできれば良いのですが、そうはいかない事も多々あります。

壁や床についた傷や汚れ、建具の破損などいざ退去となると数多くのトラブルが発生します。

故意による破損は借主負担にて修繕を行わなくてはならないのは当然ですが、多くの賃貸借契約書には退去時のトラブルを防止する為退去時の取り決めを記載していることがほとんどです。

思ってもいない箇所の修繕を指摘されるとどうしても否定的になってしまいますので、

退去する際は事前に契約書にしっかり目を通し、借主の負担区分をきちんと把握してから退去立会いの際に意見交換することをお勧めします。

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